这篇文章解决什么问题
从合同被上传至个人 AI 账号的场景切入，梳理律所制定 AI 使用规范时应写清的材料分级、工具准入、交付复核、异常处理和项目交接，并附十条制度条款及配套表单的使用要点。
相关工具：合同审查助手 Skill 腾讯电子签 Skill MCP-Doc Word 文档处理
同事把合同传进个人 AI 账号后，合伙人才发现文件里有客户名称、交易价格和联系人。这时再发一份“注意保密”的通知，既说不清哪些工具还能用，也无法处理已经上传的材料。
制度要先回答几个具体问题：材料能否输入、工具是否获准、任务做到哪一步、由谁复核、出了问题找谁。处理人和允许条件写清楚，员工才知道怎么做。
本文提供供团队内部讨论的制度写法和可编辑模板。分类、复核频次和审批方式均属管理方案，不能视为全国统一执业标准；采用时应结合本所业务、客户约定和适用规则调整。
法律义务与本所管理要求要分开写
律师使用新工具，原有保密义务并不会消失。律师法第三十八条涉及执业中知悉秘密、隐私及有关不愿泄露信息的保密要求，并有法定例外。引用制度时应查看完整条文，不宜截成一句“客户同意即可上传”。律师法原文。
涉及个人信息时，应根据实际处理活动判断合法性基础、必要性和有关义务。与供应商形成委托处理关系时，还要关注约定与监督；向其他处理者提供或向境外提供的情形，不能只凭一份通用用户协议处理。个人信息保护法原文。
生成式人工智能服务管理暂行办法也有自己的适用范围。团队内部使用工具，与向公众提供生成式 AI 服务，不能直接视为同一情形。写制度前，应先确认本所在具体场景中的角色，再判断相关条款如何适用。办法原文及第二条。
行业材料可以用来设计流程。上海律协企业法律顾问 AI 应用操作指引提供了执业参考，但其说明并未将文本设为强制性规定。本文据此讨论内部操作，不把地方行业参考写成全国统一义务。
本所可以决定只允许使用名单内工具、为某类交付安排二次复核，或设置例外审批。这些决定应在制度中标明为内部要求。员工才知道哪些能通过内部程序调整，哪些涉及不能由内部审批替代的法律条件。
材料表要同时看内容和用途
不要只按文件名分类，还要看内容和用途。一份公开裁判文书本可公开阅读，但加入客户内部谈判意见后，文档已经包含不同性质的信息。
下表为建议的内部管理分类，编号仅供本所使用。涉及合同处理的工具选择，也可结合本站AI Skill 与 MCP 库中的合同工具一并核对。
| 内部分组 | 示例 | 建议处理路径 |
|---|---|---|
| 公开及原创教学材料 | 官方公开法源、模拟合同 | 确认使用条件后，可用于获准工具的培训和练习 |
| 一般内部材料 | 不涉及客户的工作安排、通用文稿 | 按内部权限和工具名单使用，并检查是否夹带其他信息 |
| 客户保密及个人信息材料 | 合同、人员信息、争议细节 | 先确定必要范围、法律和合同条件、工具及人员权限 |
| 限制处理材料 | 涉密材料或本所明确禁止输入的内容 | 按相应专门要求处理，不能以普通内部批准替代法定条件 |
“脱敏”要写清具体做法。改名只是其中一部分；身份证号码、联系方式、唯一交易结构、文件属性、批注和隐藏页也应检查。能通过其他信息重新关联到个人的数据，不能轻易称作已经匿名化。
本所还可以为同一材料设置不同用途：允许在指定内部环境做条款定位，不允许上传公共账号；允许提取必要字段，不允许建立长期知识库。名单写的应是“某工具在某种配置下处理某类材料做某项工作”，不能只列一个产品名称。
工具准入先核对七件事
第一，谁提供服务、谁负责内部管理？第二，账号和套餐是什么？第三，输入会经过哪些服务？第四，材料如何保存、是否用于训练、怎样删除？第五，能访问哪些目录或数据库？第六，能否写文件、发消息或执行其他动作？第七，产品变化后谁重新检查？
这些问题不要求合伙人读完所有技术日志。申请人说明业务任务，技术或信息化负责人核对实际配置，业务负责人确认允许范围，涉及法律和客户约定的事项由相应负责人判断。小型律所可以由同一人兼任角色，但表上仍应分别填写检查结果，避免人人都以为别人已经看过。
审批记录应保留版本和条件。例如“仅限公开材料、只读检索、不得连接客户目录，有效范围在新增连接后重新评估”。用户切换个人版、启用外部插件或连接云盘后，原来的决定不能无条件沿用。
供应商称“不会训练”，仍要看适用产品、保存用途和其他处理环节。是否训练与是否留存是两回事；本地运行也不自动表示没有外部连接。具体核查项目可使用本站的法律 AI 采购问卷。
十条核心制度可按本所情况改写
以下十条为建议条款，下载版提供可填写字段。采用前应填写负责人、适用团队、工具名单、材料范围和记录安排，不能把占位符当作已经建立的机制。
第一条：适用范围。本规范适用于本所人员在办理业务、内部管理和培训中使用生成式 AI 及可调用工具的智能体。负责解释和更新的岗位为〔填写岗位〕；客户约定或专项规则另有要求的，按其适用条件处理。
第二条：使用前判断。使用人应说明任务目的，选择完成任务所需的材料范围，并核对工具是否处于允许名单及相应配置内。无法确定材料性质或使用条件的，提交〔填写负责人〕判断。
第三条：输入范围。不得为图方便上传与任务无关的整卷材料。拟输入的正文、附件、批注和文件属性应一并检查。客户保密或个人信息材料，应完成适用条件核定后按允许范围处理。
第四条：工具与连接。不得私自将获准工具连接到名单外的数据目录、外部服务或共享账号。需要扩大读取范围、增加写入或对外发送能力的，应记录目的、范围及决定人。
第五条：输出定位。AI 输出按辅助材料处理。重要事实、法律依据、计算和引证应能对应到来源；来源缺失、矛盾或无法核实的内容应保留标记，不能以流畅改写掩盖不确定性。
第六条：对外交付。承办人员负责核对内容，〔填写复核角色〕按本所确定的交付级别完成检查后再发送或提交。不得以“由 AI 生成”替代本所应承担的专业工作。
第七条：记录。按〔填写保留规则〕保存任务、使用工具及版本、必要来源、关键修改和复核记录。记录系统的访问权限与保留期限应与材料性质、客户约定及适用要求相匹配。
第八条：异常。发现疑似材料外传、错误引证或越权操作时，使用人应停止相关处理并向〔填写岗位和渠道〕报告；保留调查所需记录，避免继续扩散。是否对外通知及如何修正，由负责人结合影响和适用义务决定。
第九条：例外。紧急任务需要偏离内部流程的，应事前记录理由、范围、替代措施及期限，并由〔填写岗位〕决定。内部例外不免除法律义务，也不能代替必要客户授权或其他适用条件。
第十条：更新与培训。工具、数据流向、任务范围或有关规则变化时复评。培训使用公开或原创模拟材料；更换工具后先完成对应任务的小样检查，再决定正式使用范围。
这十条用于分配动作和责任。实际执行还要看附件：哪些工具在名单里，谁是复核人，记录存在哪里。附件为空，再完整的制度也不能告诉员工今天能做什么。
不同成果需要不同强度的复核
内部头脑风暴与对外法律意见可以采用不同检查强度，但重要事实不能因为“内部使用”就被随意编造。内部材料一旦转发给客户，使用场景也随之改变。
| 成果用途 | 建议检查重点 | 留下的记录 |
|---|---|---|
| 内部草稿与培训 | 是否误用真实材料，是否保留示例标识 | 任务及材料范围 |
| 合同及研究初稿 | 原文位置、数字、法律来源、未决问题 | 关键修改与核验表 |
| 客户交付 | 是否符合委托范围，事实与依据是否完整 | 承办及复核记录 |
| 法院、仲裁或监管提交 | 引证、证据、程序及形成方式的适用要求 | 最终版本、审批及必要说明 |
表中是分工建议，并非宣称存在统一的“双人审查”法定义务。小团队无法做到每份双人复核时，可以按任务重要性设置重点复核和抽查，但不能以抽查为名放过决定性事实和来源。
具体方法可直接引用法条与案例核验表，不必在制度里重写检索教程。制度规定谁负责、做到什么程度；操作指南说明具体怎么做。
发生误上传后，先保住事实记录
回到开头的场景。使用人先停止继续上传和分享，登记账号、工具、时间、材料范围和已经进行的操作。不要为消除尴尬立即删掉全部记录，让调查者无法判断实际发送了哪些文件。
随后由负责人员确认数据流向、是否可撤回或删除、谁可能访问、有关记录是否仍需保全，再根据实际影响及适用义务判断通知、补救和责任分工。不能仅凭界面“删除成功”就断言所有副本已经消失，也不能在事实未明前预写“必须通知所有客户”。
另一类异常是对外报告引用错误。应先找出错误影响的主张、已经发送了哪些版本、谁收到文件，再确定更正范围。只在内部改好源文件，收件人手中的旧文件不会自动变正确。
这些动作都可在异常记录单中预设字段。出了问题后按事实填写，比临时起草一篇泛泛的情况说明更便于处置。
小型律所可从一项任务开始
先从一项任务做起，例如公开法源整理。确定一名负责人、一种获准工具、一份任务说明和一张复核表，用原创样例练习。团队能说清输入、结果和检查过程后，再决定是否扩大到客户材料。
第二步补齐账号和人员交接。人员离职、项目结束、外部律师退出后，由谁关闭权限、移交文件、处理留存记录，应当明确。第三步再安排定期复评；周期由任务变化和团队条件决定，不宜机械套用一个数字。
检验制度是否落地，可以把一个具体场景交给新同事，例如“收到含联系人电话的合同，需要提取付款条件”。如果他能从材料表和工具名单找到处理路径，知道疑问该找谁，这份制度就有了可执行的起点。
申请表应让员工填得下去
使用申请不必先问几十个抽象问题。第一栏写任务：“从采购合同提取付款节点”；第二栏写材料：“合同正文，含客户名称与联系人”；第三栏写工具及配置；第四栏写预计输出、保存位置和谁会接收。负责人据此判断还需要哪些信息。
批准记录应能回到原申请。例如“允许在指定环境处理付款条款，不处理联系信息；输出存项目受控目录，由承办人复核”。这比“同意使用 AI”更能限制实际范围，也便于事后检查是否发生变化。
如果用户发现规定难填，可以先看字段是否重复收集。工具的数据流向由信息化负责人统一登记，不必让每个律师每次重新抄写；用户只需确认所用版本和配置与登记一致。流程阻力越小，真实使用越可能被记录。
简化流程不能省掉对变化的辨认。原先处理公开材料，现在加入客户批注；原先只读本地文件，现在连接云盘；原先自己阅读草稿，现在直接给客户使用。这些都属于任务范围变化，应按制度确定是否重新判断。
员工离开项目时怎么交接
项目交接至少应交出最终成果、必要来源、未决事项和存放位置。不能只分享一条对话链接，因为对话可能受个人账号权限、套餐或保留策略影响。重要文件应进入本所确定的归档系统。
关闭账号权限时，还要查看共享链接、外部协作者、连接令牌和自动任务。人员不再登录，不代表过去创建的自动流程已经停止。技术负责人确认权限状态，业务负责人确认材料和责任移交，两者分别留存记录。
客户项目结束后如何保留、删除或限制材料访问，应结合适用要求与约定，不能随意把所有文件移进一个长期训练库。用于未来培训的内容，还应判断是否可改编成充分处理过的案例；未经核定，不能因为文件在所内就认为可以任意复用。
审议制度时演练三个场景
场景一：实习律师用个人账号概括一篇公开判决。应能从工具名单和材料范围中找到答案，并说明是否允许把客户的内部分析一并加入。若制度只能回答前半句，材料混用规则仍不清楚。
场景二：负责人临时要求“今晚必须出报告”，正常复核人无法参与。制度应说明谁能决定替代安排、哪些关键事项仍需核查、是否需要限制交付范围。不能让一个“紧急”标签跳过全部要求。
场景三：供应商把默认模型换成新版本，并增加一个外部检索入口。员工可能没有主动修改配置，但数据流向和输出行为已经变化。工具管理人如何得知、何时复评、暂停哪些功能，都应有可执行路径。
演练只需使用公开和模拟材料。发现问题后，直接改回表单：角色没人填、通知渠道不存在、工具版本查不到，就先补这些具体缺口。不能用“加强意识”代替无法执行的流程。
更新制度要留下版本和改动记录
更新记录应写明改动条款、原因、影响范围和生效安排。若只是修正一个联系岗位，培训内容可以很短；若扩大客户材料处理范围，则应说明新增条件和操作差异。
同一团队不要同时流传两份都叫“最新规范”的文件。保留明确版本和受控入口，旧版标注停止采用，但按必要要求保留历史记录。员工曾按哪一版规则操作，有时是解释过程的重要事实。
需要衡量实施情况时，可以看获准工具覆盖、关键成果复核记录和异常处理完成情况。不要为追求“零异常”压低报告数量，主动报告的问题可能说明制度开始发挥作用。指标只是管理线索，应结合具体事实阅读。
下载制度和配套表单
下载律所 AI 使用规范模板包，包括可编辑 Word 制度、工具准入、材料用途、成果复核和异常记录表。模板未经过独立执业律师审定，适合作为本所审议和调整的起稿。
本文由 AI 辅助检索与撰写，已进行条文来源核对和文字修订；管理安排为建议方案，不是对具体机构的合规认证。资料核对日期：2026 年 9 月 15 日。
引用与继续阅读
律所 AI 使用规范：先把材料和复核写清｜AIILAW.cn｜2026-09-15｜https://aiilaw.cn/law-firm-ai-use-policy-template/